首先，明確年會的主要目的，這將會直接影響著整個策劃過程。通過與公司高層溝通，明確年會的主要目標(biāo)，是強調(diào)公司的業(yè)績成果，提高員工凝聚力，還是展望未來的戰(zhàn)略規(guī)劃？確保目標(biāo)明確、具體，并與公司整體戰(zhàn)略一致。
1.2、確定年會主題
一個優(yōu)秀的年會主題需高度概括活動本身，又能具備良好的傳播價值，能讓與會的嘉賓一目了然，更好地加深活動的代入感。
主題應(yīng)該反映公司文化、價值觀，并具確保主題獨特、吸引眼球。主題的選擇對于激發(fā)員工的參與熱情和創(chuàng)造出獨特體驗至關(guān)重要。
1.3 年會場地的確定
考慮年會的時間、地點，以及主題的契合度、參與者的數(shù)量、設(shè)施設(shè)備、交通便利性、會議廳的容納能力。確保場地能夠滿足年會規(guī)模和預(yù)期的活動氛圍。在場地確定后，與場地管理方簽訂合同，明確所有細(xì)節(jié)，包括租金、設(shè)備使用等。
如果你現(xiàn)在正在寫一份策劃案，那么如果你能夠提供一份完整的年會場地推薦，那絕對是個加分項。例如具體到哪一家酒店、會議廳面積、容納人數(shù)、具體交通位置等等，甚至是附上詳細(xì)的場地平面圖。
1.4 活動預(yù)算
明確年會預(yù)算，并確保在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行活動。列出所有費用，包括場地租賃、餐飲、物料、演講嘉賓費用等。物料制作和印刷、宣傳推廣等。確保預(yù)算的編制合理，并在策劃過程中不斷監(jiān)控和調(diào)整。
可以遵從以下三個方面來規(guī)劃：
資源清單：羅列所需全部有形物質(zhì)、無形資產(chǎn)和人力資源的清單
成本估算：將項目所需全部資源數(shù)量分別乘以各自單價，匯集成項目總成本
成本預(yù)算：項目的估算成本按照工作分解結(jié)構(gòu)分配給項目的各項活動
2.活動規(guī)則
在年會前確立明確的活動規(guī)則，包括參與者的行為準(zhǔn)則、獎項評選標(biāo)準(zhǔn)等。與公司法務(wù)和人力資源部門合作，確保規(guī)則的公正性和可執(zhí)行性。規(guī)則的設(shè)定有助于確保整個活動的秩序。
3.活動的具體流程和執(zhí)行
制定詳細(xì)的年會流程，包括開場白、頒獎典禮、主題演講、團隊建設(shè)活動、晚宴和文藝演出等各個環(huán)節(jié)。確保流程合理、順暢，使參與者充分參與和享受。