首先，明確年會(huì)的主要目的，這將會(huì)直接影響著整個(gè)策劃過程。通過與公司高層溝通，明確年會(huì)的主要目標(biāo)，是強(qiáng)調(diào)公司的業(yè)績(jī)成果，提高員工凝聚力，還是展望未來的戰(zhàn)略規(guī)劃？確保目標(biāo)明確、具體，并與公司整體戰(zhàn)略一致。
1.2、確定年會(huì)主題
一個(gè)優(yōu)秀的年會(huì)主題需高度概括活動(dòng)本身，又能具備良好的傳播價(jià)值，能讓與會(huì)的嘉賓一目了然，更好地加深活動(dòng)的代入感。
主題應(yīng)該反映公司文化、價(jià)值觀，并具確保主題獨(dú)特、吸引眼球。主題的選擇對(duì)于激發(fā)員工的參與熱情和創(chuàng)造出獨(dú)特體驗(yàn)至關(guān)重要。
1.3 年會(huì)場(chǎng)地的確定
考慮年會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)，以及主題的契合度、參與者的數(shù)量、設(shè)施設(shè)備、交通便利性、會(huì)議廳的容納能力。確保場(chǎng)地能夠滿足年會(huì)規(guī)模和預(yù)期的活動(dòng)氛圍。在場(chǎng)地確定后，與場(chǎng)地管理方簽訂合同，明確所有細(xì)節(jié)，包括租金、設(shè)備使用等。
如果你現(xiàn)在正在寫一份策劃案，那么如果你能夠提供一份完整的年會(huì)場(chǎng)地推薦，那絕對(duì)是個(gè)加分項(xiàng)。例如具體到哪一家酒店、會(huì)議廳面積、容納人數(shù)、具體交通位置等等，甚至是附上詳細(xì)的場(chǎng)地平面圖。
1.4 活動(dòng)預(yù)算
明確年會(huì)預(yù)算，并確保在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行活動(dòng)。列出所有費(fèi)用，包括場(chǎng)地租賃、餐飲、物料、演講嘉賓費(fèi)用等。物料制作和印刷、宣傳推廣等。確保預(yù)算的編制合理，并在策劃過程中不斷監(jiān)控和調(diào)整。
可以遵從以下三個(gè)方面來規(guī)劃：
資源清單：羅列所需全部有形物質(zhì)、無形資產(chǎn)和人力資源的清單
成本估算：將項(xiàng)目所需全部資源數(shù)量分別乘以各自單價(jià)，匯集成項(xiàng)目總成本
成本預(yù)算：項(xiàng)目的估算成本按照工作分解結(jié)構(gòu)分配給項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)
2.活動(dòng)規(guī)則
在年會(huì)前確立明確的活動(dòng)規(guī)則，包括參與者的行為準(zhǔn)則、獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)等。與公司法務(wù)和人力資源部門合作，確保規(guī)則的公正性和可執(zhí)行性。規(guī)則的設(shè)定有助于確保整個(gè)活動(dòng)的秩序。
3.活動(dòng)的具體流程和執(zhí)行
制定詳細(xì)的年會(huì)流程，包括開場(chǎng)白、頒獎(jiǎng)典禮、主題演講、團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)、晚宴和文藝演出等各個(gè)環(huán)節(jié)。確保流程合理、順暢，使參與者充分參與和享受。