1、會議日程

會議日程是指將會議所有活動按照每日單位時間進(jìn)行具體落實安排,如頒獎、授勛、簽字、揭幕、剪彩、奠基、升旗等,以及其他輔助活動,如宴會、招待會、參觀、考察、旅游、娛樂等.會議日程是促使會議順利有序進(jìn)行和提高會議效率的保證.會議日程策劃的基本要求如下:

(1)全面準(zhǔn)確地把握會議的議題性活動、儀式活動和其他輔助活動的關(guān)系,突出會議的議程安排,同時注意各項活動之間的協(xié)調(diào)性.

(2)科學(xué)分配進(jìn)行各項具體活動所需要的時間,對各項具體活動所需要的時間進(jìn)行預(yù)測,預(yù)測依據(jù)主要有:上次會議同樣的活動所花的時間;本次會議議題和其他活動的增減情況;每項議題發(fā)言人數(shù)和發(fā)言時間;每項儀式性和輔助活動大致需要的時間;中間休息時間等.

(3)既要貫徹精簡、高效的原則,又要科學(xué)、合理、做到緊中有松、勞逸結(jié)合,符合人體生理和心理活動的規(guī)律.以提高會議活動的質(zhì)量.

2、會議議程

會議議程是對會議議題性活動的程序化,即把一次會議的各項議題按照順序編排起來.

(1)按照議題的輕重緩急編排會議日程.越緊要的議題越應(yīng)排在議程的前端.這樣可以確保有足夠的時間研究主要議題.

(2)明確每個議題的處理時間.應(yīng)該估計每個議題所需處理的時間并在議程表中明確標(biāo)示出來,這樣便于會議主持人控制會議的議事進(jìn)度.

(3)事先通知與會者,以使其做好準(zhǔn)備.為讓與會者對會議及早做準(zhǔn)備,會議議程應(yīng)當(dāng)隨會議通知事先發(fā)給與會者.會議議程是會受到尊重還是會被忽視,是與會議組織者對它的利用程度成正比的.

3、會議程序

會議程序是指將會議中各個相對獨立的單元活動的所有活動細(xì)節(jié)按照時間先后加以排列而形成的順序.會議程序具有詳盡性、明確性和可操作性,它比會議日程和會議議程更加詳細(xì)具體,可對每項活動開展細(xì)節(jié)的名稱、主持或參與者的身份以及限定的時間等都作出明確的規(guī)定.編制會議程序可以讓與會者及會議工作人員詳細(xì)了解每項活動單元的具體內(nèi)容及時間順序,同時使會議主持人熟悉和掌握各項活動的進(jìn)程.它們之間的區(qū)別在于:

會議日程是將包括儀式性、輔助性活動在內(nèi)的會議各項活動落實到每日單位時間;

會議議程是整個會議議題性活動順序的總體安排,不包括會議期間的儀式性、輔助性活動;

會議程序是會議各項單元性活動的詳細(xì)順序和步驟.規(guī)模較大、活動較多、會期較長的會議,往往同時編制會議日程、會議議程和會議程序.通常情況下只編制會議日程就可以了.http://www.sxgaishi.com